POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En HERO protegemos la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información de nuestros pacientes, usuarios, proveedores, colaboradores y demás personas que se relacionan con nosotros.
La presente Política establece los lineamientos para la recolección, uso, almacenamiento, circulación, transmisión, transferencia y demás formas de tratamiento de datos personales por parte de HERO, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas aplicables en materia de protección de datos personales. Las políticas de tratamiento deben estar disponibles para los titulares y contener la información mínima establecida por la regulación.
1. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Para efectos de esta Política, la marca HERO Institute opera en Colombia a través de:
HERO INSTITUTE MEDELLÍN S.A.S.
NIT 901163623-6
Carrera 25A # 1A Sur 45, Consultorio 730, Medellín, Colombia.
HERO INSTITUTE BOGOTÁ S.A.S.
NIT 901231596-7
Calle 117 # 6ª 60, consultorio 509, Bogotá D.C., Colombia.
En adelante, ambas sociedades podrán denominarse conjuntamente “HERO”. Cada sociedad será responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte o gestione en desarrollo de sus actividades, sin perjuicio de la circulación, transmisión o transferencia de información entre ellas cuando resulte necesaria para las finalidades autorizadas y se realice conforme a la legislación aplicable.
Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con protección de datos personales:
Correo electrónico: info@heroinstitute.co
2. DATOS PERSONALES QUE TRATAMOS
Dependiendo de la relación del Titular con HERO, podremos recolectar y tratar datos de identificación y contacto, información administrativa, financiera, contractual y comercial y, cuando sea necesario para la prestación de servicios de salud, datos sensibles relacionados con la salud, antecedentes médicos, historia clínica, fotografías, imágenes, videos y demás información clínica.
HERO podrá igualmente tratar imágenes obtenidas mediante sistemas de videovigilancia y, cuando corresponda, datos biométricos utilizados para identificación, control de acceso o seguridad.
Los datos relativos a la salud y los datos biométricos son considerados datos sensibles y están sujetos a especial protección.
3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
HERO podrá tratar los datos personales, según corresponda, para prestar, gestionar y hacer seguimiento a los servicios médicos y asistenciales; crear, conservar y administrar historias clínicas y demás registros legalmente exigidos; gestionar citas, consultas, procedimientos, tratamientos, controles, facturación y pagos; comunicarse con pacientes y usuarios mediante teléfono, correo electrónico, WhatsApp, SMS u otros canales para asuntos relacionados con su atención; atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos; cumplir obligaciones administrativas, contables, contractuales, sanitarias y legales; y gestionar las relaciones con proveedores, contratistas, empleados y demás terceros vinculados con HERO.
Asimismo, HERO podrá utilizar los datos para informar sobre sus servicios, tratamientos, actividades, contenidos educativos, novedades y comunicaciones comerciales o promocionales, cuando cuente con la autorización correspondiente del Titular.
El Titular podrá solicitar en cualquier momento, cuando legalmente proceda, que sus datos no sean utilizados para finalidades comerciales o promocionales, sin que ello afecte la prestación de los servicios médicos o asistenciales contratados.
4. DATOS SENSIBLES E INFORMACIÓN CLÍNICA
HERO tratará los datos sensibles únicamente cuando resulte necesario y exista una base jurídica que lo permita.
Cuando sea requerida la autorización del Titular para el tratamiento de datos sensibles, se informará su carácter facultativo y se solicitará de manera explícita, de conformidad con la legislación aplicable.
La información contenida en las historias clínicas será manejada con carácter reservado y conforme a las normas especiales que regulan su custodia, acceso y confidencialidad.
5. FOTOGRAFÍAS, IMÁGENES Y MATERIAL AUDIOVISUAL
Las fotografías, imágenes y videos obtenidos con fines clínicos podrán utilizarse para la documentación, evaluación, seguimiento y soporte de la atención médica del paciente, bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad aplicables.
La utilización de fotografías, imágenes, videos, testimonios o casos clínicos con fines publicitarios, promocionales, comerciales, educativos, científicos, institucionales, redes sociales o presentación pública de resultados estará sujeta a la autorización correspondiente del Titular cuando esta sea legalmente requerida.
La autorización para fines publicitarios o promocionales podrá gestionarse de manera independiente de la atención médica.
6. VIDEOVIGILANCIA
Las sedes de HERO cuentan con sistemas de videovigilancia destinados a proteger la seguridad de pacientes, visitantes, colaboradores, instalaciones, equipos y demás bienes, así como a prevenir e investigar incidentes de seguridad.
Las imágenes captadas constituyen datos personales y serán tratadas exclusivamente para finalidades legítimas relacionadas con seguridad, control y protección de personas y bienes, salvo que deban conservarse o suministrarse por requerimiento de una autoridad competente o para el ejercicio o defensa de derechos.
HERO dispondrá avisos visibles en las zonas sometidas a videovigilancia informando sobre la existencia de las cámaras y el tratamiento de las imágenes.
La SIC reconoce expresamente que la captación, grabación, almacenamiento y reproducción de imágenes mediante cámaras constituye tratamiento de datos personales y exige aplicar los principios del régimen de protección de datos.
7. TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA Y ACCESO POR TERCEROS
HERO podrá permitir el acceso, transmitir o transferir datos personales a proveedores o terceros que resulten necesarios para el desarrollo de sus actividades y la prestación de sus servicios, tales como proveedores tecnológicos, sistemas de información y almacenamiento, laboratorios, prestadores de servicios de salud, entidades financieras, procesadores de pagos, asesores, proveedores administrativos y demás terceros que legítimamente intervengan en las finalidades autorizadas.
Cuando corresponda, la información también podrá circular entre HERO Institute Medellín S.A.S. y HERO Institute Bogotá S.A.S. para la continuidad de la atención, gestión de pacientes, procesos administrativos y demás finalidades autorizadas.
Los terceros que actúen como encargados del tratamiento deberán utilizar la información exclusivamente para las finalidades correspondientes y adoptar las medidas de seguridad y confidencialidad aplicables.
HERO podrá igualmente suministrar información cuando exista obligación legal o requerimiento de una autoridad competente.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares podrán, en los términos establecidos por la legislación aplicable:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
- Conocer el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar consultas, solicitudes y reclamos.
- Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando legalmente proceda.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante HERO.
Las solicitudes podrán presentarse a info@heroinstitute.co, identificando al Titular y describiendo claramente la solicitud o derecho que desea ejercer.
9. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
HERO adopta medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, alteración, uso indebido, acceso, circulación o divulgación no autorizados.
Las personas que intervienen en el tratamiento de información personal están sujetas al deber de confidencialidad incluso después de finalizar su relación con HERO.
10. AUTORIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y VIGENCIA
Cuando sea legalmente requerida, HERO obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales y conservará evidencia de dicha autorización.
Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los períodos adicionales exigidos por las normas médicas, sanitarias, contractuales, contables o legales aplicables.
HERO podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos. Los cambios sustanciales serán informados a través de los canales establecidos para ello.
